Vergi incelemesi, ödenmesi gereken verginin doğruluğunu araştırmak için yapılan bir faaliyettir. Vergi incelemesine yetkili olanlar tarafından yerine getirilir.

Vergi incelemesi sırasında, ödenmesi gereken vergilerin doğruluğunu tespitte en önemli araçlar mükellefin defter ve belgeleridir. Bu nedenle daha incelemenin başında mükelleften defter ve belgeleri talep edilir.

Mükelleflerin talep edilen defter ve belgeleri ibraz etme yükümlülüğü vardır.(VUK 256). Bu yükümlülüğe aykırı davranışın ağır müeyyideleri söz konusudur. Bunlardan en ağırı, defter ve belge ibraz etmemenin “gizleme suretiyle vergi kaçakçılığı” suçunu oluşturmasıdır. (VUK 359)

Dolayısıyla, vergi inceleme elemanı inceleme amacıyla defter ve belge istediğinde bundan imtina etme gibi bir şık söz konusu değil. Peki, defter ve belgelerin inceleme elemanına teslimi nasıl yapılmalı? Aşağıda bu soruya cevap aradık.

Defter ve Belgeler Muhakkak Tutanakla Teslim Edilmelidir.

Vergi Usul Kanununa göre, İncelemenin incelemenin iş yerinde yapılması esastır. Ancak, gerek inceleme elemanı gerekse mükellef incelemenin iş yerinde yürütülmesini pek arzulamazlar. Uygulamada incelemelerin kahir ekseriyeti inceleme elemanının çalışma mekanında yapılır. Bu nedenle de defter ve belgeler inceleme elemanının çalıştığı yere götürülerek teslim edilir.

Esas olan inceleme elemanının mükelleflerin defter ve belgelerinin yazılı olarak istenmesidir. Yazıda, ibraz edilecek defter ve belgeler ile ibraz süresi ve yeri, ibraz edilmemesi halinde uygulanacak müeyyidelere yer verilmesi icap eder. Vergi Usul Kanununu uyarınca, bu tür talep yazılarında mükellefe 15 günden az olmamak üzere mühlet verilmesi usul şartıdır.

Defter ve belge ibraz yazısını alan mükellefin, talep edilen defter ve belgeleri vergi inceleme elemanına “Defter ve Belge Teslim Alma” tutanağı ismini verebileceğimiz bir tutanakla teslim etmesi, inceleme elemanın da muhakkak tutanak karşılığı teslim alması gerekir. (Vergi İncelemelerinde Uyulması Gerekli Usul ve Esaslar Hk. Yönetmelik md. 12). İnceleme elemanının sözlü talebi üzerine karşılanan defter ve belge ibrazında da aynı usule riayet edilir.

Defter ve belge teslim alma tutanaklarında, teslim alınan (mükellef açısından teslim edilen) defter ve belgelerin mahiyeti ile teslim eden ve alan kişilerin kimlik bilgileri ve imzalarına yer verilir.

Mükellefler, Bakanlığın elektronik olarak tutulmasına izin verdiği defter ve belgeleri elektronik ortamda ibraz edebilirler.

Aramalı incelemelerde uyulacak usul ve esasların farklılaştığını belirtelim. Bu nedenle, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun aramaya ilişkin hükümleri saklıdır.

Defter ve Belgelerin Tutanakla Teslim Alınması ve Teslim Edilmesi Niçin Önemli?

Defter ve belge teslimlerinin tutanağa bağlanması hem mevzuatın öngördüğü bir zorunluluktur, hem de işin gereğidir. Çünkü mükellefin defter ve belgelerini vergi inceleme elemanları dışında diğer kurum ve kuruluş müfettişleri de talep edebilir. Bu tutanak söz konusu defter ve belgelerin mükellefin elinde bulunmadığının delili olur.

Ayrıca, görev değişikliği, vefat, istifa ve benzeri nedenlerle inceleme elemanına teslim edilen defter ve belgelere ulaşılmasında güçlük çekildiği durumlar söz konusu olabilmektedir. Bazen, defter ve belgelerin inceleme elemanına tesliminden sonra kaybolması vakaları ile de karşılaşmak mümkündür. Böyle durumlarda da defter ve belge teslimine ilişkin tutanak mükellef açısından can simidi niteliğindedir. Defter ve belgelerin ilgili inceleme elemanına teslim edildiğinin delili olur. Mükellefi sorumluluktan kurtarır.

Defter ve Belge Teslim Alma Tutanakları Ne Kadar Ayrıntılı Düzenlenmeli

MASAK Başkan Yardımcısı olarak görev yaptığım sırada savcılıklardan veya güvenlik birimlerinden kara para aklama ile ilgili belgeler bir üst yazı ekinde gelirdi. Yazının ek kısmında çoğu kez, “Bir tomar evrak”, “Üç çuval içinde defter ve belgeler.” ve benzeri ibareler yer alırdı. Hukuken sıkıntılı ifadeler bunlar.

Yapılan işin hassasiyetini dikkate alarak, söz konusu çuvalı açar, evrakları tasnif eder, dizi pusulasına bağlar ve ilgili Savcılığa, “İlgi yazınız ekinde Başkanlığımıza ulaşan belgelerin dizi pusulası ekte sunulmuştur.” deyip, hangi belgeleri teslim aldığımızı kayıt altına alır ve muhatabımıza bildirirdik.

Vergi incelemeleri açısından da benzer bir titizliğin gösterilmesi hem mükellef hem de inceleme elemanı açısından önemlidir.

Alınan defter ve belgelerin mahiyetinin tutanaklarda mümkün olduğunca ayrıntılı  yer alması faydalıdır. Tabi böyle bir yöntem, iş yükünü katlanılmaz hale de getirmemeli. Başka bir deyişle, hangi defter ve belgelerin teslim edildiğini ortaya koyacak yeterlilikte, ama işi angaryaya döndürmeyecek bir seviyede olmalı. Bu çerçevede, örneğin kırk klasörlük belge teslim alınırken, her bir belgenin ayrıntısına girilmesi imkanı genelde olmaz. Ancak, bunların 8 klasörü fatura ise faturaların müteselsil sıra ile gidip gitmediği tespiti ve kaç adet olduğunun sayılması sonrası 8 klasör içinde ….. seri ve sıra numaraları …. seri ve sıra numaraları arası … adet fatura teslim alındığı dizi pusulasına bağlanabilir.

Defter ve belge teslimine ilişkin tutanakta makul bir ayrıntıya girilerek dizi pusulası hazırlanması, hem mükellef, hem inceleme elemanı açısından önem taşır. Örneğin, …. dönemine ilişkin defter ve belgeler şeklinde düzenlenen ve yeterince ayrıntılı olmayan bir defter ve belge teslim alma tutanağına istinaden, deftere kaydedildiği halde teslim edilen belgeler arasında yer almayan bir faturanın teslim edilip edilmediği hususu nasıl ispatlanacaktır? Belge gerçekten teslim edildikten sonra mı kaybolmuştur, yoksa hiç mi teslim edilmemiştir? Yeterli ayrıntıda olmayan tutanaklar, gerek inceleme elemanı, gerekse mükellef açısından muhtemel sıkıntılara gebedir.

Defter ve belge telim süresini kısaltmak adına, mükellefler  inceleme elemanı ile önceden iletişime geçerek, tasnif edilmiş belgelere ilişkin makul ayrıntıda bir dizi pusulası hazırlayarak ve bunun elektronik formatını da yanlarına alarak defter ve teslim işlemi ve tutanakların oluşturulmasına katkıda bulunabilirler.

Unutmayın, defter ve belge teslim anında makul ayrıntıda düzenlenecek bir tutanak için harcanacak vakit, mükellef ve inceleme elemanı açısından gereksiz ihtilafların önüne geçecek, vergi inceleme sürecinin daha sağlıklı işlemesine katkıda bulunacaktır.

13.01.2018

Dr. Hasan AYKIN

NOT: Tüm hakları yazarına aittir. Yazar adı ve vergidanismanlik.net sitesindeki aktif linkine yer verilmek suretiyle alıntı yapılabilir. AYNEN YAYIMLANAMAZ.